Sáng kiến: “Ứng dụng mã QR Code trên ứng dụng Zalo để tra cứu nhanh thông tin về thủ tục hành chính cấp xã qua cổng thông tin điện tử của xã”.
1. Lĩnh vực áp dụng giải pháp: Công tác cải cách hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn huyện.
2. Mô tả bản chất của giải pháp
2.1. Tình trạng giải pháp đã biết
a) Thực trạng
Qua thời gian công tác ở và thực hiện niêm yết các thủ tục hành chính tại bảng niêm yết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân (UBND) xã Phú Đức, bảng niêm yết đã phát huy được vai trò trong việc đưa thông tin đến với người dân thuận tiện và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, so với yêu cầu cải cách hành chính trong thời gian tới, đặc biệt trong giai đoạn cả đất nước đang thực hiện chương trình Chuyển đổi số Quốc gia thì bảng niêm yết thông tin các thủ tục hành chính của xã vẫn bộ lộ một số hạn chế, mang tính truyền thống, khó tra cứu cho người dân khi số lượng thủ tục ở mỗi lĩnh vực quá nhiều.
Để khắc phục tình trạng trên cần thiết phải đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách cơ chế hiển thị thông tin đa dạng, nhằm đưa danh mục thủ tục hành chính đến gần với người dân, tổ chức hơn nữa. Là công chức Văn phòng - Thống kê, là đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính của UBND xã, bản thân tôi nhận thấy cần thay đổi phương thức tra cứu, niêm yết thông tin thay vì hình thức niêm yết và tra cứu thông tin một cách truyền thống như hiện nay. Chính vì thế tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Ứng dụng mã QR- Code trên ứng dụng Zalo để tra cứu nhanh thông tin về thủ tục hành chính cấp xã qua cổng thông tin điện tử của xã” làm đề tài nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm. Đây không chỉ là là một trong những vấn đề thiết thực, giải pháp đã đem lại được nhiều lợi ích thiết thực để phục vụ cá nhân, tổ chức trong việc giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính. Giải pháp giúp cho việc công khai và tra cứu thông tin TTHC được thực hiện một cách dễ dàng, thuận tiện hơn, nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc tra cứu hồ sơ giấy, đồng thời giúp giảm giấy tờ hành chính cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu thông tin về thành phần hồ sơ, quy trình giải quyết TTHC khi đến giao dịch tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của xã hoặc ở bất cứ nơi đâu, …..mà còn có thể nhân rộng mô hình sang các xã, thị trấn khác nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương.
Từ thực trạng nêu trên, nhóm tác giả đã đề xuất sáng kiến “Ứng dụng mã QR Code trên ứng dụng Zalo để tra cứu nhanh thông tin về thủ tục hành chính cấp xã qua cổng thông tin điện tử của xã”.
b) Giải pháp
- Xây dựng cơ sở dữ liệu trên cổng Thông tin điện tử
Một trong những việc cần làm đầu tiên của giải pháp này là phải xây dựng cơ sở dữ liệu trên cổng Thông tin điện tử của xã.
Tiến hành tổng hợp tất cả các TTHC đang còn hiệu lực ban hành theo từng lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã.
Tạo một danh mục “THỦ TỤC HÀNH CHÍNH” trên menu chính của trang thông tin điện tử sau đó tạo các danh mục con của “THỦ TỤC HÀNH CHÍNH” các danh mục con chính là các lĩnh vực thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền xử lý của UBND cấp xã cụ thể gồm có 13 lĩnh vực: Lĩnh vực Nội vụ; Lĩnh vực Giáo dục- Đào tạo; Lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Lĩnh vực Thanh tra; Lĩnh vực Văn hóa thể thao và du lịch; Lĩnh vực Lao động thương binh và Xã hội; Lĩnh vực Tư pháp- Hộ tịch; Lĩnh vực Tài nguyên và môi; Lĩnh vực Thành lập và hoạt động Hợp tác xã; Lĩnh vực Quy hoạch kiến trúc và Lĩnh vực Dân số.
Việc tạo danh mục chính và danh mục con các lĩnh vực TTHC là nơi sẽ cập cơ sở dữ liệu chính là những quyết định công bố danh mục, quy trình theo từng lĩnh vực.
- Với lĩnh vực có nhiều quyết định công bố danh mục TTHC
Với lĩnh vực có nhiều quyết định công bố danh mục TTHC thì mỗi quyết định công bố danh mục cần đăng một tin bài riêng nhằm giúp thông tin được đưa ra tách bạch, giúp người tra cứu thuận tiện hơn.
Sau khi thực hiện xong việc niêm yết thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trên cổng thông tin điện tử với nguyên tắc chính xác, cập nhật nhất sẽ tiến hành bước tiếp theo, là tạo mã QR để tiến hành dẫn link về với bài niêm yết TTHC trên cổng thông tin điện tử.
- Tạo mã QR- Code dẫn đích đến cổng thông tin điện tử
Bước 1: Truy cập website cổng thông tin điện tử xã Phú Đức. (http://phuduc.chauthanh.bentre.gov.vn/) vào chuyên mục cải cách hành chính đối với TTHC có nhiều quyết định công bố và TTHC chỉ có 1 quyết định công bố để tiến hành lấy link bài viết, copy link bài viết đó để tiến hành bước 2.
Bước 2: Truy cập địa chỉ: https://me-qr.com để tạo mã QR Code hoặc sử dụng các website khác có chức năng tương tự tạo mã QR từ đường link trên website. Thao tác dán link (Đường dẫn) bài viết vừa chọn Paste vào mục “Nhập WEBSITE/URL” sau đó ấn vào nút “Tạo QR- Code” tiếp theo là tải mã QR- Code hệ thống vừa tạo để sử dụng.
HÌNH ẢNH MINH CHỨNG
HƯỚNG DẪN XEM NIÊM YẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
- Bước 1: Mở ứng dụng Zalo có chức năng quét mã QR trên điện thoại cá nhân.
- Bước 2: Hướng camera điện thoại vào vị trí mã QR.
- Bước 3: Khi màn hình điện thoại hiển thị đường link niêm yết thủ tục hành chính, ấn mở link để xem thông tin.
2.2 Khả năng áp dụng của giải pháp: Áp dụng cho tất cả các Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả địa bàn huyện Châu Thành.
2.3 Hiệu quả, lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng giải pháp
Việc niêm yết, tra cứu thông tin thủ tục hành chính dịch vụ công Bến Tre trên cổng thông tin điện tử của xã và tra cứu bằng mã QR- Code tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã, được triển khai từ đầu tháng 06/2023 với 11 mã QR- Code tương ứng với 11 lĩnh vực với 115 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã.
Trong mỗi bộ QR- Code sẽ gồm danh mục các TTHC thuộc từng lĩnh vực theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; Các nội dung được công khai niêm yết bao gồm: Thông tin chung về TTHC (thời gian ban hành, cơ quan ban hành..); quy trình các bước thực hiện; thành phần hồ sơ; thời gian giải quyết hồ sơ; yêu cầu của TTHC, căn cứ pháp lý; biểu mẫu (nếu có); mức phí hoặc lệ phí (nếu có) được niêm yết công khai trên cổng thông tin điện tử của xã.
Qua quá trình triển khai đã được người dân, tổ chức đến giao dịch sử dụng, hướng dẫn tra cứu các thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực với các mã QR riêng. Việc in bảng niêm yết TTHC bằng mã QR- Code và niêm yết tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND xã hiện tại đang được sử dụng song song với bộ niêm yết TTHC bằng giấy như trước đây để dần tạo thói quen cho người dân cũng như phục vụ những đối tượng cá nhân không sử dụng điện thoại thông minh.
2.4. Khả năng ứng dụng và triển khai:
Ứng dụng của sáng kiến là Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND cấp xã trong đó cần tập trung nhân rộng để tạo nên đột phá trong xây dựng chính quyền điện tử cấp xã, nâng cao nhận thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, công chức xã.
Phạm vi ứng dụng của sáng kiến là sử dụng trong niêm yết, tra cứu thông tin TTHC, nâng cao tỷ lệ truy cập vào cổng Thông tin điện tử của xã
2.5. Ý nghĩa của sáng kiến
Việc đổi mới trong niêm yết, tra cứu thông tin TTHC phải được thay đổi mạnh mẽ bằng việc ứng dụng CNTT, ứng dụng mã QR- Code nhằm tăng cường khả năng ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức xã, xây dựng chính quyền điện tử, cắt giảm chi phí, thời gian niêm yết, cập nhật thay đổi thông tin TTHC cho cơ quan nhà nước; giảm bớt chi phí, thời gian đi lại cho công dân khi cần tra cứu thông tin về TTHC, nộp hồ sơ trực tuyến.
Đổi mới trong tra cứu TTHC theo hướng áp dụng công nghệ thông tin chính là góp phần lớn vào công cuộc cải cách hành chính đẩy nhanh việc xây dựng chính quyền điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
2.6. Tài liệu tham khảo
-Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
-Nghị định số: 107/2021/NĐ-CP ngày 6/12/2021 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
-Thông tư số: 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính.